Politica de confidențialitate

OneSpec este un produs digital al CORE829 SRL, care îl administrează de la sediul social din Str. Mihai Eminescu, 10, Roman, România, CUI/CIF RO54616345 — Reg. com. J2026029428009, telefon +40 766 668 482 (România) · +39 375 946 8881 (Italia), PEC (e-mail certificat italian): nu se aplică — CORE829 SRL este o societate de drept român, pentru care acest sistem nu există.

Pentru orice solicitare privind datele cu caracter personal puteți scrie la hello@onespec.eu. Nu a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO); datele de contact ale DPO: nu se aplică — niciun DPO desemnat la data revizuirii.

Cont: nume, adresă de e-mail, limba preferată, țara (dedusă la înregistrare din rețea sau din limba browserului), data nașterii (cerută la înregistrare doar pentru a verifica majoratul), data înregistrării, starea de verificare a e-mailului.

Verificare în doi pași (opțională): dacă o activați, păstrăm secretul aplicației de autentificare în formă criptată, amprenta (hash) codurilor de recuperare și numărul de încercări greșite; nu păstrăm codurile unice generate de aplicația dumneavoastră.

Organizație: denumire, cod de TVA, adresă, telefon și e-mail introduse de utilizator în setările de branding.

Cereri de ofertă generate de widget: nume, e-mail, telefon, firmă și mesajul clientului potențial, împreună cu configurația tehnică aleasă și prețul orientativ calculat.

Date tehnice ale widgetului: hash al adresei IP (IP-ul în clar nu este păstrat), user agent, rezultatul verificării anti-bot, scorul anti-spam.

Asistență: subiectul, textul și atașamentele (imagini sau PDF) ale tichetelor pe care le deschideți din platformă, categoria, starea, eventuala evaluare de la 1 la 5, răspunsurile echipei noastre și notele interne de lucru (nevizibile pentru dumneavoastră).

Pagina „Contactați-ne” (pentru cine nu se poate autentifica): numele, adresa de e-mail și mesajul introduse, subiectul ales, limba și hash-ul adresei IP (IP-ul în clar nu este păstrat), folosit pentru limitarea abuzurilor.

Registrul de activitate (audit log) al acțiunilor administrative și al operațiunilor sensibile, inclusiv acțiunile pe tichete (identificatori și tipul acțiunii, fără textul mesajelor).

Programul de invitații: codul de invitație, conturile legate, starea invitației și valoarea recompensei; pentru recompensele în bani, identificatorul contului Stripe Connect și documentele fiscale trimise (factura și certificatul de rezidență fiscală).

Furnizarea serviciului și gestionarea contului — executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).

Asistență prin tichete — executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b). Răspunsul la mesajele trimise din pagina „Contactați-ne” de persoane fără cont — măsuri precontractuale sau contractuale luate la cererea persoanei vizate (art. 6 alin. 1 lit. b) și, pentru solicitările necontractuale, interes legitim de a răspunde (art. 6 alin. 1 lit. f).

Securitate, prevenirea abuzurilor, limitarea frecvenței și audit (inclusiv pe pagina „Contactați-ne” și pe tichete) — interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).

E-mailurile despre tichete (răspuns nou, tichet rezolvat) sunt comunicări de serviciu legate de solicitarea dumneavoastră, nu comunicări comerciale; le puteți dezactiva din preferințele de notificare.

Trimiterea de comunicări despre produs și comerciale — consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a), care poate fi retras din pagina Cont.

Obligații fiscale și contabile legate de abonamentele plătite — obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c).

Programul de invitații — executarea regulamentului acceptat (art. 6 alin. 1 lit. b); verificarea și păstrarea documentelor fiscale ale recompenselor în bani — obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c); controale anti-abuz — interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).

Datele contului: pe toată durata relației și șterse în 30 de zile de la cererea de ștergere.

Cererile de ofertă, registrul de activitate și jurnalele de securitate: păstrate cât timp organizația este activă pe platformă; în prezent nu există o ștergere automată programată a acestor date, care sunt șterse la cerere conform procedurii descrise în secțiunea „Drepturile persoanei vizate”.

Tichete de asistență: tichetele închise sunt șterse automat, cu mesaje, note interne și atașamente, la 730 de zile (24 de luni) după ultima activitate; tichetele rezolvate fără alte răspunsuri se închid singure după 7 zile; fișierele încărcate dar netrimise sunt șterse după 24 de ore. Această perioadă servește la gestionarea eventualelor contestații privind asistența oferită și la apărarea unui drept în instanță.

Mesajele din pagina „Contactați-ne”: șterse la 90 de zile după ce au fost gestionate și în orice caz în 365 de zile de la primire.

Notificări în aplicație: 365 de zile. Registrul e-mailurilor de serviciu trimise: 90 de zile.

La ștergerea contului ștergem și tichetele, mesajele, notele interne și atașamentele deschise de dumneavoastră și mesajele „Contactați-ne” trimise cu e-mailul dumneavoastră; în registrul de activitate rămân doar identificatorii și tipul acțiunii, fără text.

Documente fiscale aferente abonamentelor plătite: pe perioada prevăzută de normele fiscale și contabile aplicabile la sediul operatorului.

Un tichet este vizibil persoanei care l-a deschis, proprietarilor și administratorilor organizației sale pe platformă și personalului de asistență OneSpec autorizat în mod expres și obligat la confidențialitate. Fiecare deschidere a unui atașament de către personalul nostru este înregistrată. Înainte de a fi puse la dispoziție, atașamentele trec printr-un control automat de securitate (detectarea conținutului dăunător și semnătură de integritate); fișierele respinse nu sunt păstrate. Este un control intern, nu un serviciu antivirus al unei terțe părți. Notele interne ale echipei nu sunt vizibile clientului.

Pentru datele dumneavoastră de contact și pentru gestionarea asistenței, OneSpec acționează ca operator. Dacă însă introduceți în tichet date cu caracter personal ale unor terți (de exemplu clienții organizației dumneavoastră), OneSpec le prelucrează ca persoană împuternicită, în numele organizației dumneavoastră, conform acordului de prelucrare a datelor (DPA) și doar pentru a rezolva solicitarea. Introduceți doar datele strict necesare.

Nu trimiteți niciodată parole, coduri de verificare, date ale cardurilor de plată, categorii speciale de date cu caracter personal (art. 9 GDPR, de exemplu date privind sănătatea) sau documente de identitate: nu sunt necesare pentru asistență.

OneSpec se bazează pe următorii furnizori, care prelucrează date în numele operatorului pe baza unor acorduri conform art. 28 GDPR:

• Convex (Convex, Inc.) — bază de date, backend aplicativ și stocarea fișierelor atașate la tichetele de asistență. Locația datelor: Statele Unite ale Americii.

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) — gestionarea abonamentelor și a plăților; datele cardului sunt prelucrate direct de Stripe și nici nu trec prin OneSpec, nici nu sunt păstrate de aceasta.

• Resend (Resend, Inc.) — trimiterea e-mailurilor tranzacționale (coduri de verificare, notificări de ofertă, alerte privind tichetele de asistență; acestea din urmă nu conțin textul mesajelor).

• Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) — verificare anti-bot la trimiterea ofertelor din widget și la formularele de autentificare, înregistrare, recuperare a parolei și „Contactați-ne”.

• Vercel (Vercel, Inc.) — găzduirea aplicației web și a site-ului, măsurarea performanței (Speed Insights, fără cookie-uri) și statistici agregate de vizite (Web Analytics, fără cookie-uri, doar cu consimțământ prealabil).

• PostHog (PostHog Inc.) — analiza produsului și înregistrarea sesiunii (clicuri, derulare, navigare) pentru a identifica și corecta defecțiuni; valorile tastate în câmpurile formularelor rămân mascate. Activ doar după consimțământul explicit prin bannerul de cookie-uri.

• Sentry (Functional Software, Inc.) — detectarea erorilor tehnice; înregistrarea vizuală a sesiunii (Session Replay) este activă doar după același consimțământ, iar simpla raportare a erorilor rămâne mereu activă pentru a asigura securitatea și stabilitatea serviciului.

Eventualele transferuri către țări terțe au loc pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene. Lista actualizată a subîmputerniciților și detaliile acestora este disponibilă la cerere la hello@onespec.eu.

În calitate de persoană vizată, puteți exercita drepturile prevăzute de art. 15–22 GDPR: acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului.

Acces și portabilitate: din pagina Cont puteți descărca oricând o copie a datelor dumneavoastră în format JSON; exportul include și tichetele de asistență deschise de dumneavoastră (cu răspunsurile echipei noastre și numele fișierelor atașate) și mesajele trimise din pagina „Contactați-ne” cu adresa dumneavoastră de e-mail. Exportul include și notele interne de lucru ale tichetelor dumneavoastră, în limitele prevăzute de lege (sunt excluse informațiile care privesc alte persoane sau care ar încălca drepturile altora). Datele tehnice de securitate (de exemplu adresa IP, păstrată doar sub formă de hash) sunt date cu caracter personal pseudonimizate și pot fi solicitate la hello@onespec.eu.

Ștergere: din pagina Cont puteți cere ștergerea contului; cererea este executată după o perioadă de reflecție de 30 de zile, cu excepția obligațiilor de păstrare. Odată cu contul sunt șterse și tichetele de asistență deschise de dumneavoastră, mesajele, notele interne și atașamentele aferente, precum și mesajele trimise din pagina „Contactați-ne” cu e-mailul dumneavoastră.

Plângere: puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere dacă considerați că prelucrarea încalcă legislația. Deoarece operatorul are sediul în România, autoritatea principală este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro); vă puteți adresa în orice caz autorității din țara în care locuiți sau lucrați (pentru Italia, Garante per la protezione dei dati personali).

Eventualele actualizări ale politicii sunt publicate pe această pagină cu noua dată a revizuirii. Modificările substanțiale sunt comunicate și prin e-mail utilizatorilor înregistrați.

Pentru aspecte contractuale, contestații sau comunicări juridice privind prezentul document: office@core829.net.

Pentru solicitări comerciale: sales@core829.net. Pentru asistență privind serviciul și solicitări de planuri Enterprise personalizate: hello@onespec.eu.